Die Benutzerfreundlichkeit von Praxisverwaltungssystemen (PVS) hat einen direkten Einfluss auf die Effizienz medizinischer Arbeitsprozesse. Aktuelle Analysen des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) haben zuletzt gezeigt, dass es signifikante Unterschiede zwischen insgesamt 39 ausgewerteten PVS bei der Häufigkeit von Fehlersituationen gibt. In der interaktiven Grafik lassen sich für 17 Fehlerarten (darunter PVS-Update, eAU, Auslesen der eGK, Rezeptausstellung, Online-Terminvergabe) nachsehen, bei welchen Praxissoftwaresystemen es am häufigsten zu technischen Fehlern kam. 

Zudem wurde deutlich, dass Systeme mit höherer Fehlerhäufigkeit eine längere Bearbeitungszeit und eine erhöhte Klickzahl erfordern sowie beides statistisch betrachtet mit schlechteren Nutzerbewertungen zusammenhängt. In einer Kurzstudie hat das Zi nun auch deutliche regionale Unterschiede bei Usability und Nutzerzufriedenheit aufgezeigt. In die Analysen gingen die vertragsärztlichen Abrechnungsdaten für das Jahr 2024 von etwa 100.000 Praxen ein, die eines von 39 bewerteten PVS genutzt hatten.

„Viele Praxen arbeiten immer noch mit wenig nutzerfreundlichen Softwaresystemen, insbesondere in ostdeutschen Regionen. Das könnte dort mit strukturellen Nachteilen wie einem höheren Arbeitsaufkommen und dem sich weiter verschärfenden Fachkräftemangel zusammenhängen. Zeitmangel und fehlende Informationsgrundlagen erschweren oftmals den Wechsel des Praxisverwaltungssystems. Auch werden in Regionen mit einem höheren Durchschnittsalter von Ärztinnen und Ärzten sowie einem größeren Anteil angestellter Medizinerinnen und Mediziner signifikant häufiger Praxisverwaltungssysteme mit einer geringeren Nutzerzufriedenheit verwendet. Ältere Ärztinnen und Ärzte bewerten ihr System zwar oft positiver, setzen aber andere Maßstäbe und legen möglicherweise weniger Wert auf Usability. Darüber hinaus wollen sie möglicherweise kurz vor dem Ruhestand kein neues Praxisverwaltungssystem einführen. In Einzelfällen mag das Festhalten an wenig nutzerfreundlichen Systemen auch durch besonders gute Servicepartner vor Ort ermöglicht werden, die ihre Praxen engmaschig betreuen. Angestellte haben wegen ihrer beruflichen Mobilität unter Umständen mehr Vergleichsmöglichkeit und zusätzlich oft weniger Einfluss auf die Systemwahl. Daher sollte ihre Perspektive künftig stärker in Entscheidungsprozesse einbezogen werden“, sagte der Zi-Vorstandsvorsitzende Dr. Dominik von Stillfried.

Es werde häufig berichtet, dass es sich für viele Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber schwierig gestaltet, ihr PVS zu wechseln. Sie würden mit langen Vertragslaufzeiten und hohen Migrationskosten – etwa durch Datentransfer, Schulung und Umgewöhnung des Praxisteams sowie eventuell Mitarbeiterwechsel – konfrontiert und müssten durch unübersichtliche Angebotsstrukturen navigieren. Gleichzeitig trage ein PVS-Wechsel zu einer höheren Zufriedenheit bei, so der Zi-Vorstandsvorsitzende. „Wer Digitalisierung fördern will, sollte die Praxen mit dem Aufwand eines Softwarewechsels nicht allein lassen“, forderte von Stillfried mit Blick auf die potenziell hohen Kosten für die Praxen bei einem Systemwechsel.