04. Dezember 2019

Zahnarztpraxis

Die 10 häufigsten Fehler bei der Abrechnung

Selbst erfahrene Mitarbeiter können wichtige Gebührenpositionen übersehen, die zu einer vollständigen Rechnung gehören. Die Gebühren-Profis Julia Winter und Tanja Knappe haben die zehn häufigsten Fehler in der Abrechnung zusammengetragen.

Lesedauer: 3,5 Minuten

Dieser Beitrag erscheint hier mit freundlicher Genehmigung der Health AG. 

1. Materialkosten werden ungenau berechnet

Zumutbarkeitsgrenze und Wirtschaftlichkeitsangebot bereiten selbst Abrechnungsprofis Kopfschmerzen, dabei lässt sich vieles in der Materialkostenliste der Bundeszahnärztekammer nachsehen. Es ist wichtig, nur das zu berechnen, was explizit abrechenbar ist.

2. Dokumentation ist unvollständig

Die Dokumentation von Leistungen kommt in der Praxis oft zu kurz. Wenn wichtige Behandlungsschritte nicht dokumentiert werden, wie sollen sie später abgerechnet werden? Grundsätzlich gilt es: Alles, was nicht in der Doku steht, kann nicht berechnet werden.

3. Analogien sind mangelhaft

Jede Rechnungspostion braucht bestimmte Formen, um sie rechtssicher in einer Rechnung aufführen zu können. Daran mangelt es oft. Wenn beispielsweise nur der Buchstabe A in einer Position fehlt, ist die Rechnung nicht richtig angelegt. Sollte es je zum Rechtsstreit kommen, kann die Rechnung nicht durchgesetzt werden – und der Patient muss nicht zahlen. Dieser Ärger ist leicht vermeidbar.

4. Faktor ist nicht gut begründet

Ab einem bestimmten Faktor braucht jede Privatabrechnung eine gute Begründung. Viele Begründungen sind als Erstattungsgrundlage für die Versicherung oder die Beihilfe jedoch nicht ausreichend. Patientenbezogene Begründungen müssen in der Abrechnung auch wirklich patientenbezogen formuliert sein. Bei einem Röntgenbild schlicht „digitales Röntgen” zu schreiben, genügt beispielsweise nicht. Die Leistung muss dem Patienten individuell angeglichen werden. Grundlage hierfür können Anamnesebögen sein oder die Nachfrage bei den behandelnden Kollegen, die den Patienten ins Röntgengerät eingestellt haben. Lief alles normal oder gab es Probleme beim Einstellen der Linien? Je mehr ich weiß, desto weniger Probleme hat der Patient später mit der Abrechnung.

5. Positionen werden (nicht) mehrfach berechnet

Beispiel GOZ-Nummer 2197 „Adhäsive Befestigungen”: Diese Position kann je Zahn und je Maßnahme berechnet werden. Hier sollte man in den Abrechnungsbedingungen nachschauen, was gilt. Ein Fehler könnte beispielsweise sein, die Leistung mehrfach oder gerade nicht mehrfach zu berechnen. Beide Szenarien sind vermeidbar. Oft entstehen hier Folgefehler aus Punkt 2 – der mangelnden Dokumentation von Leistungen.

6. Behandlungszeiträume werden falsch eingeschätzt

Kein Patient kommt still ins Zimmer und wird von einem stummen Arzt sofort behandelt. Eigentlich beginnen alle Behandlungen mit einem Gespräch und damit mit der Position „Beratung”, die der Arzt abrechnen kann – wenn sie alleine steht. In Verbindung mit anderen Leistungen darf es nur alle 30 Tage oder bei einem anderen Behandlungsfall passieren. Ich muss als Abrechnungsprofi also wissen, ob ich noch im gleichen oder in einem neuen Behandlungsfall bin.

7. Bestimmungen werden durcheinander gebracht

Jede Gebührenposition hat eine Abrechnungsbestimmung im Hintergrund. Kann ich eine Position je Zahn, je Kieferhälfte oder je Sitzung berechnen? Darauf kommt es an! Es gibt Zuschlagspositionen, die man nur einmal am Tag berechnen kann, egal wie viele zuschlagsberechtigte Leistungen erbracht wurden. Nur wenn ich weiß, welche Bestimmung für welche Position gilt, bin ich bei der Abrechnung auf der sicheren Seite.

8. Mangelhafte Patientenaufklärung

Je besser der Patient im Sinne der neuen Gesetze aufgeklärt ist, desto eher ist er bereit, auch mal etwas selbst zu bezahlen, was die Krankenkasse ablehnt. Wir erleben, dass im Alltag zu wenig Notizen darüber gemacht werden, ob Dokumentation und Aufklärung in ausreichendem Maß stattgefunden haben. Unsere Empfehlung: Lieber einmal mehr aufgeklärt als einmal zu wenig. Hört der Patient die Aufklärung zum zweiten Mal, kann er später nicht mehr glaubwürdig behaupten, nichts von der Zuzahlung gewusst zu haben.

9. Fehlende Unterschriften

Arbeitet Ihre Praxis mit einem Factoring-Dienstleister zusammen, so ist es erforderlich, dass der Patient eine Einwilligungserklärung zur Weitergabe seiner personenbezogenen Daten unterzeichnet. Aber auch für den Zahnarzt sind Unterschriften enorm wichtig: Er kann noch so gut dokumentiert und aufgeklärt haben – wenn die Unterschrift bei privaten Vereinbarungen fehlt, hat das Aufklären und Dokumentieren nichts gebracht. Hier helfen eine gut etablierte Struktur und klare Arbeitsabläufe. Grundsätzlich gilt: Alles, was besprochen wird, muss vom Patienten gegengezeichnet werden.

10. Chairside-Leistungen werden vergessen

Viele Praxen berechnen die zahntechnischen Leistungen nicht, die vom Behandler am Stuhl erbracht werden. Sie können ebenso wie Laborkosten nach Paragraph 9 der GOZ abgerechnet werden. Dazu zählen etwa das Reinigen von Prothesen oder Schienen. Kommt der Patient zur Vorsorge oder Prophylaxe und hat Zahnersatz, der herausgenommen und gereinigt wird, kann auch diese Tätigkeit berechnet werden.

Die Health AG bietet Finanzprodukte und Abrechnungsdienstleistungen für den Gesundheitsmarkt und unterstützt damit Zahnärzte bei der wirtschaftlichen Steuerung ihrer Praxis. Mit rund 200 Mitarbeitern an den Standorten Hamburg und Berlin betreut die Health AG mehr als 2000 Kunden. Mehr Informationen finden Sie hier >>

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Bildquelle: © GettyImages/ljubaphoto

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