29. September 2016

Praxisanalyse für Zahnärzte: 3 Schritte zum wirtschaftlichen Erfolg

Viele Zahnärzte beklagen, dass immer weniger für sie selbst „hängen“ bleibt. Dies liegt unter anderem an den sich ändernden Kassenvorgaben und an einem veränderten Patientenverhalten: „möglichst wenig Zuzahlen bei maximaler Versorgung“. Was also verhilft dem Zahnarzt in seiner Praxis zu größerem wirtschaftlichen Erfolg? Dr. Oliver Desch beschreibt im folgenden Beitrag, wie Sie ungenutztes Potential Ihrer Praxis aufdecken um sie wirtschaftlich erfolgreicher zu führen.

Schritt 1: Analyse der wirtschaftlichen Praxiskennzahlen

Um wirtschaftlichen Erfolg zu erzielen, muss man die Praxis auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten betrachten – und dazu gehören alle Zahlen, die zu Umsatzsteigerungen einerseits und Kostensenkungen andererseits beitragen. Die Liste der benötigten Unterlagen, aus denen die Potentialanalyse erstellt wird, beinhaltet u.a. Folgendes:

  • Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA): Diese hat jeder Zahnarzt, aber wird nur in den seltensten Fällen auch unterjährig kritisch analysiert;
  • Die 100-Fall-Statistik: ein Analysetool, welches hilft die wirtschaftliche Behandlungsweise eines Zahnarztes statistisch zu überprüfen;
  • Nachweise von Einzelleistungen (z.B. MKV Füllungen, Implantatzahlen, etc.);
  • Nachweise von Patientenzahlen aus der Praxissoftware;
  • Nachweise von Personal-, Material- und Raumkosten.

Wichtig: Die Auswertung soll jeweils im Vergleich der letzten drei Jahren und auf Quartalsbasis erfolgen.

Schritt 2: Verbesserungspotenziale definieren

Hat man diese Zahlen ausgewertet, zeigt sich, in welchem Bereich die Praxis Verbesserungspotential aufweist. Hierzu einige konkrete Beispiele:

  • Aus der BWA sind u.a. Umsätze, Kosten und Erlöse ersichtlich. Diese Informationen sollten aber nicht isoliert betrachtet werden – es geht um die Relation zwischen den einzelnen Positionen, wie zum Beispiel der Anteil der Gesamtkosten oder der Erlöse am Gesamtumsatz. Als Benchmark hierfür dient unter anderem der Bundesdurchschnitt.
  • Die Betrachtung der einzelnen Leistungsbereiche aus der 100-Fall-Statistik zeigt im Vergleich zum Bundesdurchschnitt und zu ähnlich gelagerten Praxen, ob bestimmte Leistungsbereiche noch ausbaufähig sind. Oftmals liegt es einfach an den Vorlieben des Behandlers und des Teams, bestimmte Leistungen häufiger anzubieten, bzw. andere Leistungsbereiche zu vernachlässigen (z.B. PAR-Therapien). Umgekehrt wird aus der genauen Betrachtung der einzelnen Leistungsbereiche im Benchmark auch ersichtlich, welche Leistungen (im Vergleich zum Bundesdurchschnitt) wegen drohender Honorarrückforderungen nicht weiter ausgebaut werden sollten.
  • Nur die Betrachtung des einzelnen Mitarbeiters unter Berücksichtigung seiner Arbeitsstunden und der Personal-, Material- und Raumkosten ermöglicht es festzustellen, ob z.B. die Prophylaxefachkraft gewinnbringend arbeitet. Gerade bei großen Praxen mit vielen Mitarbeitern fällt erst durch diese detaillierte Analyse eine Unterdeckung auf, die eine negative Auswirkung auf das Gesamtergebnis mit sich bringt.

Schritt 3: Steigerung des Praxisergebnisses

Zur Hebung der im vorangegangenen Abschnitt beschriebenen Potentiale könnten zum Beispiel folgende Maßnahmen beitragen:

  • Personalkosten: Ergibt sich aus der Analyse, dass z.B. die Kosten im Bereich Personal zu hoch sind, könnte man durch ein individuelles Personalkonzept gegensteuern. Dieses umfasst beispielsweise:
    • Effizienzanalyse des einzelnen Mitarbeiters
    • Individuelle Coaching-Maßnahmen
    • Incentivierungen (Belohnung, Prämien, etc.)
  • Leistungsbereiche: Zeigt die Analyse der 100-Fall-Statistik, dass z.B. kaum Implantate gesetzt werden – obwohl sehr viel Prothetik durchgeführt wird, sollte das Angebot der Praxis im Bereich der Implantatinsertionen überdacht und durch ein entsprechendes Schulungskonzept (intern) und Marketingkonzept (extern) die Chance der Umsatzsteigerung in diesem Bereich genutzt werden. Gleiches gilt z.B. bei dem Verhältnis von Patientenzahlen zu durchgeführten Parodontitistherapien.
  • Mitarbeiterstunden an das Patientenaufkommen anpassen: Im Fall von zu hohen Personalkosten sollte über Personalfreisetzungen oder die Änderung von Voll- in Teilzeitstellen nachgedacht werden. Besteht aber genug ungenutztes Potential, bietet ein geeignetes Marketingkonzept die Möglichkeit, vorhandene und neue Patienten zum Beispiel auf ein Prophylaxeangebot anzusprechen und langfristig zu binden.

Zeit- und Arbeitsaufwand

Die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit sollte nicht nur einmal im Jahr im Gespräch mit dem Steuerberater stattfinden. Durch das regelmäßige Controlling der einzelnen Unternehmensbereiche kann man im Falle von unerwünschten Entwicklungen rechtzeitig entgegensteuern.

Der Zeitaufwand für die wirtschaftliche Analyse einer Praxis ist nicht zu unterschätzen: das Ergebnis einer Potentialanalyse ist aber in aller Regel den Arbeitseinsatz wert – erfahrungsgemäß mit Ertragssteigerungen von 20% und mehr.

Dieser Beitrag wird vertreten durch Dr. Oliver Desch von der “beratung32″<strong>.

Dr. Oliver Desch </strong>war als Zahnarzt niedergelassen und ist seit 2009 Inhaber der „beratung32“. Er berät deutschlandweit Zahnärzte in allen wirtschaftlichen Belangen des Praxisbetriebes, coacht Mitarbeiter und Praxisinhaber, entwickelt nachhaltige Konzepte für eine erfolgreiche Praxisführung und zielgruppengerechte Ansprache von Patienten – und setzt diese gemeinsam mit dem Praxisbetreiber um. Er berät auf Augenhöhe und besitzt ein profundes Know-how im dentalen Markt.

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