23. Februar 2021

Strukturiertes Arbeiten in der Praxis

Grundlagen der Praxisoptimierung

Im Rahmen einer Praxisoptimierung gilt es viele Prozesse zu analysieren und optimieren. Dies gestaltet sich häufig gerade bei den ärztlichen Leistungen schwierig. Hier ist eine kritische Selbstreflektion gefragt – nicht selten scheitert es an dieser.

Lesedauer: 4 Minuten

Dr. Markus Schürkens

Allen Niedergelassenen stellt sich regelmäßig die Frage: wie kann ich meine Praxis optimieren? Hierbei bedeutet Optimierung nicht zwingend nur eine wirtschaftliche Optimierung. Ebenso wichtig ist eine Verbesserung der Abläufe, um den Stress im Arbeitsalltag für alle Beteiligten zu reduzieren. Dies wiederum führt zu einer höheren Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit. Im Rahmen dieses Prozesses ist es erforderlich, viele unterschiedliche Bereiche zu analysieren und ggf. optimieren.

Abrechnung

Wenn es um die wirtschaftliche Optimierung einer Arztpraxis geht, steht selbstverständlich die Abrechnung der erbrachten Leistungen im Fokus. Hier gilt es zum einen, die erbrachten Leistungen im EBM oder der GOÄ korrekt und vollständig abzurechnen. Zum anderen ist es erforderlich, alle für die Abrechnung einer Leistung erforderlichen Schritte zu erbringen und korrekt zu dokumentieren.

Hier gilt der Grundsatz: Nur was dokumentiert ist, wurde auch erbracht. Klassisches Beispiel aus der Praxis bei der Privatabrechnung ist hier die parallele Abrechnung der Ziffer 800 neben der Ziffer 7. Hierfür ist zwingend die Dokumentation von vier neurologischen Qualitäten erforderlich.

Hierzu gibt es viel Literatur und entsprechende Fortbildungsangebote auf dem Markt. Entscheidend ist, dass man sich als niedergelassene Ärztin bzw. niedergelassener Arzt mit dem Thema befasst, da insbesondere Anforderungen der Leistungserbringung nur durch die Ärztin bzw. den Arzt selbst erfüllt werden können.

Terminplanung

Ein zentrales Thema bei der Praxisoptimierung stellt die Terminplanung dar. Eine effiziente Terminplanung dient zum einen dazu, einen geordneten Praxisablauf mit geringen Wartezeiten für Ihre Patienten sicherzustellen. Gerade in den aktuellen Zeiten können die bestehenden Hygieneauflagen nur eingehalten werden, wenn ein funktionierendes Terminmanagement existiert.

Alternativ wäre es erforderlich die Patientenzahlen deutlich zu reduzieren. Dies wiederum würde für die Praxis erhebliche finanzielle Einbußen bedeuten. Zu den Grundlagen der Terminplanung gehört eine realistische Einschätzung der für die einzelne Leistung erforderliche Zeitaufwand für alle Beteiligten.

Ferner müssen unterschiedliche Terminarten mit ggf. Terminunterarten für spezielle Leistungen definiert werden. Abschließend müssen für alle definierten Terminarten klare Algorithmen zur Terminvergabe erstellt werden, die dann wiederum von allen Beteiligten – insbesondere Ihnen – konsequent beachtet werden müssen. In der Praxis hat es sich bewährt, über den Tag verteilt mehrere Blockfelder im Terminplaner einzupflegen. Hierdurch wird die Sprechstunde entzerrt bzw. Zeit für Notfälle geschaffen. Lesen Sie auch den Artikel von Dr. med. Markus Schürkens zur Terminplanung auf univiva

Ärztliche Leistung strukturieren

In vielen Fällen liegt das größte Optimierungspotential jedoch in der konsequenten Strukturierung und Standardisierung der ärztlichen Leistung. Bei diesem Prozess geht es nicht darum, die ärztliche Freiheit einzuschränken, sondern jede Ärztin bzw. Arzt für sich persönlich einen Untersuchungs- und Behandlungsablauf für alle in der Praxis angebotenen Leistungen definiert und diesen als Standard konsequent umsetzt.

Dabei hat es sich in der täglichen Arbeit bewährt, differentialdiagnostisch relevante Organsysteme zusammenzufassen. Dies bedeutet zum Beispiel in der orthopädischen bzw. chirurgischen Praxis, dass bei einer Untersuchung der Schulter immer auch die HWS mit einbezogen werden sollte und vice versa.

Bei der Beurteilung der eigenen Leistung ist kritische Selbstreflexion gefragt. Dies ist nicht immer einfach. Zu Beginn der niedergelassenen Tätigkeit fehlen die Erfahrungswerte, später stellt sich neben der Erfahrung aber auch eine Betriebsblindheit ein. Hier lohnt es sich, einen objektiven Blick auf die eigene Leistung und Praxis zu werfen.

Das Ergebnis jeder Standardisierung ist eine Fehlerreduktion bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand. Im optimalen Fall bedeutet dies eine Steigerung der eigenen Qualität bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand. Ferner erleichtern standardisierte Abläufe die Dokumentation der Leistung und ermöglichen es dem Assistenzpersonal Fehler während der Untersuchung bzw. Behandlung zeitnah zu bemerken und ggf. korrigierend einzugreifen.

Erstellen von Vorlagen für regelmäßig benötigte Rezepte und Dokumente

Einen nicht unerheblichen Beitrag zur Entlastung des Arbeitsalltages Ihrer Mitarbeiter*innen leisten vorgefertigte Dokumente. Je nach Fachrichtung können das sehr unterschiedliche Formulare sein. Ein klassisches Beispiel sind Hilfsmittelverordnungen, insbesondere Verordnungen von Einlagen.

Aufgrund des aufwendigen Verordnungstextes macht es Sinn, für alle in der Praxis regelmäßig benötigten Einlagenverordnungen jeweils einen eigenen Vorlagentext zu erstellen, der dann als Volltext durch ein Kürzel ausgelöst werden kann. Dies reduziert erheblich den Schreibaufwand und senkt die Wahrscheinlichkeit von Schreibfehlern auf Null. Ähnliches gilt selbstverständlich auch für andere Formulare, die einen höheren Schreibaufwand erfordern. Hier wären exemplarisch die Verordnung von Rehasport und Funktionstraining zu nennen.

Ebenso macht es Sinn, für alle in der Praxis erbrachte Selbstzahlerleistungen Behandlungsverträge zu erstellen. Entsprechende Vorlagen sind häufig bereits im Praxisinformationssystem hinterlegt. Zum weiteren besteht die Möglichkeit, für in der Praxis regelmäßig verordnete Systeme, patientengeeignete Einnahmehinweise zu erstellen.

Diese sollen Fehler bei der Medikamenteneinnahme verringern und dadurch zu einer besseren Patientencompliance beitragen. Dies lohnt sich insbesondere für Medikamente, bei deren Einnahme genaue Modalitäten zu beachten sind. Ein klassisches Beispiel hierfür wären die oralen Bisphosphonate.

Strukturberatung für Orthopäden und Unfallchirurgen zshochzwei

Dr. med. Markus Schürkens ist seit vielen Jahren niedergelassener Facharzt für Orthopädie und seit 2011 geschäftsführender Gesellschafter des OrthoCentrum Saale. Zudem ist er Gründungspartner der Beratungsfirma zshochzwei, die sich auf die Beratung und Begleitung von orthopädischen und unfallchirurgischen Praxen spezialisiert hat. Hierbei liegt der Fokus auf der Optimierung der Praxisabläufe, um die Wirtschaftlichkeit der Praxen bei unveränderter Patientenstruktur zu erhöhen.

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