03. März 2021

So lange sollten Sie Verträge, Rechnungen und Kontoauszüge aufbewahren

Vorsicht beim Aufräumen Ihrer Aktenschränke: Für geschäftliche und private Unterlagen gelten vielfältige Aufbewahrungsfristen. Der Virchowbund informiert, wie lange Sie Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Co. aufbewahren sollten.

Lesedauer: 3 Minuten

Der folgende Beitrag wird vertreten vom Virchowbund.

Dass Ärztinnen und Ärzte Patientenunterlagen wie Karteikarten, Arztbriefe oder Laborbefunde mindestens 10 Jahre lang und teils noch länger aufheben müssen, ist den meisten bekannt (genauere Infos zu den Fristen finden Sie im Praxisärzte-Blog und in der Praxisinfo „Aufbewahrungspflichten für die ärztliche Praxis“ des Virchowbundes). Aber wie sieht es mit steuerlichen und buchhalterischen Unterlagen aus?

Geld- und sogar Haftstrafen möglich

Viele Unterlagen müssen lange aufbewahrt werden. Zum einen, weil Sie dazu gesetzlich verpflichtet sind, zum anderen, weil Sie die Unterlagen benötigen könnten, um Ihre Rechte durchzusetzen.

„Als Freiberufler und selbstständiger Praxisarzt drohen sogar empfindliche Geldstrafen in bis zu 50.000 Euro und auch Haftstrafen, wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen zu früh vernichten“, warnt die Justiziarin des Virchowbundes, Rechtsanwältin Andrea Schannath.

Fristen für Quittungen und Rechnungen

Haben Sie z. B. Fahrräder, Elektrogeräte oder Möbel neu gekauft, dann sollten Sie die Quittungen und Kaufbelege erst nach zwei Jahren vernichten. So lange besteht die gesetzliche Gewährleistungsfrist nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) gegenüber dem Verkäufer.

Wer innerhalb dieser 2 Jahre die Ware reklamieren möchte, muss belegen, wann er diese gekauft hat. Das gilt auch, wenn Sie im Internet bestellt haben. Handwerker-Rechnungen müssen Sie sogar 2 Jahre lang aufbewahren. Die private Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die Rechnung bekommen. Wenn Sie also im Jahr 2020 eine Handwerkerrechnung erhalten haben, dürfen Sie diese erst am 31.12.2022 zum Altpapier geben.

Virchowbund-Tipp: Rechnungen für teurere Käufe sollten Sie noch länger aufbewahren. Im Schadensfall könnten Sie sie für Ihre Hausratversicherung brauchen.

Fristen für Steuerunterlagen

Wenn Sie selbstständig sind, zum Beispiel als Praxisinhaber, müssen Sie „Geschäftsbriefe“ sechs Jahre lang und alle anderen zahlungsrelevanten Unterlagen, zum Beispiel Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Rechnungen für Inventar zwei Jahre lang aufheben. Diese Fristen gelten auch für elektronische Dokumente, z. B. E-Mail- Korrespondenz.

Als Privatperson müssen Sie die eigenen Steuerunterlagen zwar nicht aufbewahren – trotzdem sollten Sie es mindestens vier Jahre lang tun. Dann läuft nämlich die Festsetzungsfrist ab, bis zu der Nachforderungen oder -fragen der Steuerbehörde eintrudeln können.

Fristen für Bankunterlagen

Private Bankunterlagen, z. B. bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge oder Quittungen, sollten Sie frühestens nach drei Jahren vernichten. Wenn Sie allerdings mehr als 500.000 Euro pro Jahr einnehmen, gelten Sie als Vielverdiener. Dann dürfen Sie Ihre privaten Kontoauszüge erst nach sechs Jahren entsorgen.

Als Selbstständiger müssen Sie Bankauszüge und Bankbelege zehn Jahre aufbewahren – digital oder auf Papier. Darunter fallen z. B.

  • Buchungsbelege und Buchungsunterlagen
  • Bewirtungsbelege
  • Buchführung
  • Kreditunterlagen (nach Ende des Kreditvertrages)
  • Portokassenbücher
  • Quittungen
  • Rechnungen
  • Zahlungsanweisungen
  • Zinsberechnungen

Virchowbund-Tipp: Archivieren Sie die Rechnung gemeinsam mit dem Kontoauszug, dann müssen Sie nicht lange suchen.

Fristen für Mitarbeiterunterlagen

An-, Ab- und Ummeldungen zur Sozialversicherung müssen Sie zehn Jahre archivieren. Für folgende Unterlagen reichen sechs Jahre aus:

  • Lohnkonten
  • Freistellungsbescheinigungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Fahrtenbücher
  • Rechnungsbelege über Auslagenersatz
  • Arbeitszeitlisten
  • Personalakten, sofern sie nur steuerliche Bedeutung haben

Lohnunterlagen, die gleichzeitig auch für die Gewinnermittlung in der Praxis herangezogen werden, gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Virchowbund-Tipp: Heben Sie sämtliche Personalunterlagen zehn Jahre auf. So sind Sie auf der sicheren Seite.

Haben Sie noch Fragen zu Unterlagen, die wir hier nicht beantwortet haben? Mehr erfahren Sie auch in der Praxisinfo „Aufbewahrungspflichten für die ärztliche Praxis“ des Virchowbundes. Mitglieder im Virchowbund können Sie diese und rund 50 weitere Praxisinfos kostenlos als PDF downloaden oder per Post bestellen.

Mehr über den Virchowbund: Virchowbund-Mitglieder erhalten automatisch Zugriff auf über 80 Muster-Verträge und Praxisinfos und sparen so Zeit und Geld im Praxisalltag. Kostenlose Rechtsberatung ist im Mitgliedsbeitrag ebenfalls inklusive. Hier erfahren Sie, wie sich die Mitgliedschaft im Virchowbund für Sie lohnt.

Bildquelle: © gettyImages/Thorsten Scholz

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