03. Dezember 2020

So funktioniert die arbeitsrechtliche Abmahnung

Wenn ein Mitarbeiter zu spät oder nicht zur Arbeit erscheint, während der Arbeitszeit privat im Internet surft oder die Arbeit verweigert, können Sie als Arbeitgeber einen „Warnschuss“ aussprechen. Was Sie zur Abmahnung wissen sollten, erfahren Sie hier.

Lesedauer: 4,5 Minuten

Der folgende Beitrag wird vertreten vom Virchowbund.

Die Abmahnung ist gesetzlich nicht geregelt. Sie wird aber von der Rechtsprechung aus den §§ 326 Abs. 1 und 242 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) abgeleitet. Denn Arbeitgeber und Arbeitnehmer gehen einen Vertrag – den Arbeitsvertrag – miteinander ein, und daraus ergeben sich für beide Seiten Rechte und Pflichten: etwa die Treuepflicht für den Arbeitnehmer und die Fürsorgepflicht für den Arbeitgeber.

Unter Abmahnung im Rechtssinn versteht man die Missbilligung gegenüber einem Vertragspartner wegen eines konkreten Fehlverhaltens. Dabei werden Rechtsfolgen für die Zukunft angedroht, sofern das Verhalten nicht geändert wird.

Belehrung oder Ermahnung sind Vorstufen der Abmahnung. Hier fehlt die Androhung von Rechtsmitteln, wenn das vertragswidrige Verhalten sich wiederholt. Sie sind also das mildere Mittel.

Abmahnung vorbereiten: Mitarbeiter zuerst anhören

Bevor Sie übereilt eine Abmahnung aussprechen, sollten Sie den Sachverhalt genau recherchieren. Sind dritte Personen beteiligt, wie z. B. eine weitere Mitarbeiterin der Praxis, sollten Sie deren Aussagen schriftlich dokumentieren. Das kann in einem späteren Prozess hilfreich sein.

Prüfen Sie dabei, ob sich der Vorfall tatsächlich so ereignet hat und auch für eine Abmahnung ausreichend ist. Handelt es sich lediglich um Bagatellverstöße, können Sie diese nicht rechtswirksam abmahnen. In jedem Fall ist es ratsam, dass Sie den Mitarbeiter vor Ausspruch der Abmahnung anhören.

Form und Inhalt einer Abmahnung

Aus Beweissicherungsgründen sollten Sie die Abmahnung immer schriftlich abfassen und das Wort „Abmahnung“ als Betreff verwenden.

Der Inhalt einer Abmahnung ergibt sich aus ihrer Funktion: Der Abgemahnte muss ihr eindeutig entnehmen können,

  • welches Verhalten ihm vorgeworfen wird
  • wie er sich in Zukunft zu verhalten hat
  • welche Sanktion ihm droht, wenn er sich weiter vertragswidrig verhält.

Es ist sehr wichtig, dass Sie die Pflichtverletzung genau beschreiben. Fassen Sie sich aber kurz und bleiben Sie sachlich.

Sie sollten zuerst den Pflichtverstoß ganz konkret beschreiben. Formulierungen wie „Ihr Verhalten ist unmöglich, immer kommen Sie zu spät“ oder „Sie sind unhöflich“ reichen nicht aus. Sie müssen detailliert den Tag, die Uhrzeit und den Ort angeben und den Sachverhalt darstellen.

Auf arbeitsrechtliche Konsequenzen hinweisen

Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen, also das Arbeitsverhältnis gefährdet ist. Das Wort „Kündigung“ muss dabei nicht fallen. Sie sollten aber zweifelsfrei zu erkennen geben, dass es jetzt für den Arbeitnehmer ernst wird.

Sie sind nicht dazu verpflichtet, die arbeitsrechtlichen Konsequenzen konkret zu nennen. Sie sollten sich aber auch nicht durch Formulierungen wie „beim nächsten Verstoß werden Sie gekündigt“ unter Zugzwang setzen. Vielleicht haben Sie Gründe, auch im Wiederholungsfall nicht zu kündigen, weil z. B. in der Praxis gerade ein Personalengpass besteht.

Gerade bei Mitarbeitern, die schon lange in der Praxis beschäftigt sind, sind Wiederholungen von Abmahnungen gar nicht selten. Sie sind jedoch gefährlich. Arbeitsrichter fordern, dass in solchen Fällen eine letzte Abmahnung ausgesprochen werden muss, aus der eindeutig hervorgeht, dass bei einem weiteren Pflichtverstoß gekündigt wird.

Tipp: Im Virchowbund erhalten Sie juristisch geprüfte Muster-Texte für die Abmahnung. Außerdem können Sie sich zusätzlich kostenlos beraten lassen.

Erst Abmahnung, dann Kündigung

Grundsätzlich gilt: Die Abmahnung geht der außerordentlichen oder verhaltensbedingten ordentlichen Kündigung voraus. Bei einer personenbedingten Kündigung ist eine Abmahnung nur dann notwendig, wenn es sich um durch den Willen beeinflussbare Kündigungsgründe handelt.

Da eine Kündigung das härteste Mittel im Arbeitsrecht ist, sollten Sie von ihr erst Gebrauch machen, wenn alle anderen Maßnahmen nicht mehr zumutbar sind. Bevor Sie eine Kündigung aussprechen dürfen, müssen Sie eine (vergebliche) Abmahnung aussprechen.

Eine Abmahnung ist allerdings nicht nötig, wenn sie von vorne herein keinen Erfolg verspricht. Das kann bei hartnäckigen oder bewusst vertragswidrigen Verstößen der Fall sein. Fährt ein Mitarbeiter eigenmächtig, also ohne Genehmigung und trotz der Warnung des Arbeitgebers vor den arbeitsrechtlichen Konsequenzen, in den Urlaub, ist eine Abmahnung vor Ausspruch der Kündigung nicht mehr nötig.

Eine Abmahnung ist meist auch nicht notwendig, wenn die Pflichtverletzung so schwerwiegend ist, dass der Mitarbeiter mit einer Kündigung rechnen musste. Also z. B. wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber körperlich angreift oder bei sexuellen Übergriffen auf einen anderen Mitarbeiter.

Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich einvernehmlich trennen möchten, kann statt der Kündigung ein Aufhebungsvertrag die bessere Wahl sein.

Fristen für die Abmahnung

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes gibt es keine Frist, innerhalb der Sie eine Abmahnung aussprechen müssen.

Zu lange sollten Sie sich aber nicht Zeit lassen, denn es gibt die Möglichkeit der Verwirkung. Wenn Sie also, nachdem Ihnen der Pflichtverstoß bekannt ist, längere Zeit abwarten (z. B. ein halbes Jahr oder mehr), ohne den Mitarbeiter auf sein vertragswidriges Verhalten hinzuweisen, kann Ihr Recht auf Abmahnung verwirkt sein.

Abmahnung zustellen

Am sichersten ist es, dem Arbeitnehmer die Abmahnung persönlich unter Anwesenheit eines neutralen Zeugen zu übergeben und sich dies schriftlich bestätigen zu lassen. Nutzen Sie kein Einschreiben mit Rückschein! Nimmt der Mitarbeiter das Einschreiben nicht an, ist die Abmahnung rechtlich gesehen nicht zugegangen.

Rechte des Arbeitnehmers

Will der Mitarbeiter die Abmahnung nicht akzeptieren, kann er

  • eine Gegendarstellung in die Personalakte aufnehmen lassen
  • den Arbeitgeber auffordern, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen
  • arbeitsrechtliche Klage auf Entfernung der Abmahnung erheben

Bei Abmahnungen gegenüber Auszubildenden müssen Sie besonders vorsichtig sein. Bei minderjährigen Azubis sollten Sie eine Kopie an die Eltern senden.

Tipp: Um Ärger zu vermeiden, wenden Sie sich vorher an die Rechtsberatung des Virchowbundes. Sie ist kostenlos für Mitglieder.

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Bildquelle: © gettyImages/thodonal

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