03. August 2015

Update Terminplanung in der Praxis: Weitere Tipps & Meinungen Ihrer Kollegen

Vielen Dank für Ihre zahlreiche Kommentare und nützlichen Tipps aus der täglichen Praxis zu unserem Beitrag „Patienten-Wartezeiten in der Praxis verkürzen: So funktioniert´s” vom 6. Juli. Hier fassen wir in einem Update Ihre Tipps zusammen.

Terminplanung

Bei der Terminvergabe haben sich laut coliquio-Ärzte folgende Vorgehensweisen bewährt:

  • Akutpatienten müssen bis spätestens 8:30 Uhr anrufen, um am selben Tag noch einen Termin zu erhalten.
  • Freigehaltene Notfalltermine dürfen erst an diesem Tag besetzt werden, unabhängig davon, wie belegt der Terminkalender sonst ist. Um zu verhindern, dass Reservezeiten vom Praxispersonal unterlaufen werden, empfiehlt ein Arzt “Dummys“ als Patienten anzulegen, wie z.B. Herr Unbestellt, die zu neuralgischen Zeiten Termine bekommen.

Verhindern von Terminausfällen

Einige Ärzte kommunizieren klar vorab, dass mit einem Bestelltermin ein Vertrag zustande kommt, der dazu verpflichtet, bei Nichterscheinen oder zu kurzfristiger Terminabsage den Verdienstausfall zu zahlen. Dies wird entweder über die Praxis-Homepage oder einen Aushang kommuniziert. Manche Praxen informieren ihre (Neu-)Patienten darüber per Brief, der außerdem folgende Informationen enthalten kann:

  • kurze schriftliche Terminbestätigung mit Datum des Termins, sowie Anfahrtsbeschreibung der Praxis
  • Informationen, die im Rahmen eines Erstgesprächs zur Aufklärung zu besprechen sind und die unterschrieben zum Termin mitgebracht werden sollten (spart zudem Behandlungszeit)
Ein Arzt lässt sich von neuen Patienten den Termin zwei Tage vorher telefonisch (AB) kurz bestätigen. Fehlt die Bestätigung, wird der Termin eventuell weitervergeben.

Verhindern von Verzögerungen der Wartezeiten

Um Terminverschiebungen zu vermeiden, geben Ihre Kollegen folgende Tipps:

  • Unpünktliche Patienten unter Umständen bis zum Ende der Sprechstunde warten lassen
  • Eine bezahlte Sprechstunde anbieten, die einen pünktlichen Termin garantiert. Dafür müssen die Patienten im Anschluss die Rechnung gleich zahlen. Dabei haben sie die Möglichkeit, sich vorher bei ihrer Krankenkasse zu versichern (d.h. er wählt §13 SGB V ). In Deutschland werden dann etwa 50 % der Rechnung übernommen, in Österreich 80 %, in der Schweiz 90 %. Möchte der Patient nicht bezahlen, kommt es zu kurzen Wartezeiten.
  • Folgetermine vergeben, wenn die eingeplante Zeit bei einem Patienten nicht ausreicht. Ein coliquio-Mitglied betont, dass sich bei der zweiten Anamnese im Rahmen eines Folgetermins sogar häufig wichtige Hinweise ergeben.

Informieren, wenn sich der Termin verzögert

Wichtig für die Zufriedenheit der Patienten und damit für alle Praxismitarbeiter ist es, Patienten rechtzeitig über längere Wartezeiten zu informieren. Ein Arzt empfiehlt hierfür die App4pro® DOC PRO: Diese zeigt Patienten die aktuelle Verspätung in der Arztpraxis automatisch auf dem Handy an. Über ein Login im Browser tippt die Mitarbeiterin die aktuelle Verspätung ein, z.B. “30 min”, die Info wird in der gleichen Sekunde an alle Patienten, die die Praxis-App verwenden, gesandt. Diese App kann über die Seite des Herstellers, das Schweizer Unternehmen com4success GmbH, bestellt werden. Eine Preisübersicht findet sich unter http://www.app4pro.com. Laut eines Beitrags des IWW Instituts wird die App nach der eigenen Konfiguration im Apple Appstore und bei Google­Play zur Prüfung vorgelegt – nach der Freigabe erhält man einen QR-Code, über den die Patienten die App kostenlos herunterladen können. Zum Beitrag gelangen Sie über diesen Link: www.iww.de

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