Patientenakten: Was tun bei Praxisaufgabe?

Praxisverkauf oder – abgabe: Was passiert mit den Patientenunterlagen? Wie müssen diese ordnungsgemäß aufbewahrt werden? Und welche Datenschutzbestimmungen gilt es einzuhalten? Lesen Sie hier die wichtigsten rechtlichen Hintergründe.

Redaktionelle Aufbereitung: Marina Urbanietz, coliquio-Redaktion.

Aufbewahrungspflichtig sind die erforderlichen Aufzeichnungen über die „in Ausübung des Berufes gemachten Feststellungen und getroffenen Maßnahmen“. Diese umfassen laut Dr. iur. Dirk Schulenberg, Justitiar der Ärztekammer Nordrhein, die vollständigen Patientenakten, auch diejenigen, die auf elektronischen Datenträgern gespeichert sind (§ 10 Abs. 5 BO). ¹

Im Einzelnen sollten folgende Dokumente aufbewahrt werden:

• Eigen- und Fremdbefunde
• Operationsberichte
• Arztbriefe und Krankenhausentlassungsberichte
• Ergebnisse bildgebender Verfahren sowie sämtliche patientenbezogenen Unterlagen

Ersetzendes Scannen: Da die Aufbewahrung in Papierform eine hohe finanzielle und organisatorische Belastung darstellt, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Technische Richtlinie zum „Ersetzenden Scannen (RESISCAN)“ erarbeitet.

Hier erklärt der Steuerexperte Stephan Brockhoff, worauf Sie beim ersetzenden Scannen besonders achten müssen. Jetzt zum Beitrag>>

Nach §10 Abs.  3 BO beträgt die Aufbewahrungsfrist für Patientenunterlagen 10 Jahre. Bestehen nach dem Gesetz längere Fristen, so sind diese einzuhalten.⁴ Für folgende Dokumente gelten längere Aufbewahrungsfristen:

Eine Übersicht aller Aufbewahrungsfristen finden Sie auf der Webseite der Kassenärztlichen Vereinigung Berlin.

Bei Aufgabe der Praxis sind die Unterlagen laut nordrheinischer Berufsordnung in “gehörige Obhut” zu geben, d.h. sie dürfen nicht frei zugänglich sein und müssen für mindestens 10 Jahre sicher aufbewahrt werden.¹

Archivierungsunternehmen: Auch die Übergabe der Unterlagen an ein privates Archivierungsunternehmen wird dem Anspruch der “gehörigen Obhut” gerecht. Es muss allerdings sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

Einen Raum mieten: Mietet der Arzt einen Raum an, muss er sich vergewissern, dass ihm ein alleiniges Zugriffsrecht im Mietvertrag eingeräumt wird.              

Weitergabe an den Patienten: Gibt der Arzt die Unterlagen dem Patienten zur Weitergabe an den weiterbehandelnden Arzt, sollte der Arzt sich dies schriftlich quittieren lassen. Denn bei Verlust der Unterlagen kann in einem Haftungsprozess eine sogenannte Beweislastumkehr eintreten, da z.B. eine ordnungsgemäße Patientenaufklärung mangels Unterlagen nicht mehr nachgewiesen werden kann.

Aufbewahrung durch die Ärztekammer: Die Ärztekammer Nordrhein bezeichnet die Möglichkeit der Aufbewahrung von Patientenakten durch die jeweilige Ärztekammer als „ultima ratio“, da es keine gesetzliche Verpflichtung für die Verwahrung von Patientenakten durch die Ärztekammer gibt.¹

Im Todesfall des Praxisinhabers gehen die Patientenakten mit der Praxis auf die Erben über (§ 1922 BGB). Auch die Erben sind aufgrund der auf sie im Rahmen der sogenannten Gesamtrechtsnachfolge übergehenden nebenvertraglichen Aufbewahrungspflicht verpflichtet, für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Patientenakten zu sorgen. Die Schweigepflicht gilt auch für die Erben (§ 202 Abs. 3 S. 2 StGB). Die Erben können die Patientenunterlagen wiederum in die Obhut anderer zur Verwahrung übergeben.

Bei einem Praxisverkauf werden die Patientenkarteien dem Nachfolger häufig “mitverkauft“. Nach der Grundsatzentscheidung des BGH vom 11.12.1991 (BGH VIII ZR 4/91) verletzt dies allerdings das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Patienten und stellt einen Verstoß gegen die Schweigepflicht dar.

Der Arzt, der seine Praxis verkauft, darf die Patientendaten dem übernehmenden Arzt lediglich zur Verwahrung übergeben. Eine entsprechende Verwahrungsklausel im Vertrag stellt klar, dass sich der Erwerber zu einer sachgerechten, separaten und zugriffssicheren Verwahrung sowie zur Einsichtnahme nur bei Patienteneinwilligung verpflichtet. Seine Einwilligung gibt der Patient z.B. auch durch sein Erscheinen in der Praxis („schlüssiges Verhalten“).

Grundsätzlich kann die Vernichtung von Patientenakten (z.B. auch durch Wassereinbruch, Festplattencrash, etc.) neben berufs-, disziplinar- und strafrechtlichen Sanktionen auch erhebliche Nachteile im Arzthaftungsprozess mit sich bringen. Eine doppelte Sicherung der Patientenakten ist daher in jedem Fall ratsam, um solchen Problemen vorzubeugen.

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