28. Mai 2019

Effizienter Praxisablauf: So sparen Sie Zeit & Nerven

Verzögerungen im Praxisablauf setzen sehr schnell das gesamte Praxisteam unter Druck, zumal Patienten bei längeren Wartezeiten nicht immer mit Verständnis reagieren. Wie können Sie Ihren Praxisalltag besser steuern und stressfreier arbeiten?

Lesedauer: 3,5 Minuten

Die folgenden 12 Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement in der Arztpraxis werden vertreten von Dr. med. Sabine Werner und Jörg H. Werner, Inhaber der W&W Beratungskontor AG in Arbon am Bodensee. Redaktion: Dr. Nina Mörsch

1. Ihr Mindset

Entscheiden Sie sich, “just in time“zu arbeiten und kommunizieren Sie dies an Ihr Team. Nur wenn Sie pünktlich sein wollen und dies vorleben (z.B. pünktlicher Beginn!), werden Sie den gewünschten Erfolg erzielen.

2. Installieren Sie einen Taktgeber

Bestimmen Sie eine MFA/MPA, die als Zeitmanager fungiert und Sie z.B. ab 15 Minuten Zeitverzug diskret auf die Verspätung aufmerksam macht. Für diese interne Kommunikation können Sie etwa ein Chat-Programm verwenden, bei dem lautlos ein Fenster am Bildschirm aufpoppt. Damit können Sie auch zeitsparend und störungsfrei während der Sprechstunde kommunizieren, z.B. bei einer ungeplanten kurzen Therapie. 

3. Stellen Sie das Stör-Syndrom ab

Jede unnötige Störung in der Sprechstunde kostet Zeit, unterbricht die Konzentration und verringert die Effizienz. Vereinbaren Sie klare Spielregeln für erlaubte Störungen: Wann darf ein Anrufer auch während einer Konsultation durchgestellt werden? In welchen Fällen darf eine Mitarbeiterin ins Sprechzimmer kommen, um ein Rezept unterschreiben zu lassen?

4. Agenda erstellen

Wenn Sie pünktlich arbeiten wollen, ist exakte Vorplanung und Team-Kommunikation nötig. Welcher Termin benötigt wieviel Zeit? Muss eine Vor-/Nachbereitung in der Agenda mit eingeplant werden? Welche Materialien sind nötig? Vermeiden Sie, ungeplante Dinge sofort zu erledigen – Ausnahme: Notfall.  

5. Reserven einplanen statt dazwischenschieben

Verplanen Sie nicht den ganzen Tag im Voraus, sondern lassen Sie Lücken für Notfälle und Überweisungen. In der Regel füllt sich der Tag noch auf. Schieben Sie keine Patienten dazwischen.

6. Suchzeiten vermeiden

Sorgen Sie dafür, dass alles, was Sie für einen Patienten benötigen, griffbereit und gebrauchsfertig im Zimmer parat ist.

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7. Termine vor Aufgaben

Oberste Priorität in der Sprechstunde haben Termine, nicht Aufgaben! Das Bearbeiten von z.B. Mails zwischendurch lenkt ab und provoziert Verspätung. Erledigen Sie solche Arbeiten zu Randzeiten und im Block.

8. Stille Stunde

Als Ärztin/Arzt sind Sie die Mehrheit des Tages fremdbestimmt. Umso wichtiger ist es, konsequent Zeitfenster für ungestörtes Arbeiten, eine sogenannte Stille Stunde (auch kürzer), einzuplanen und einzuhalten.

9. Aufgaben priorisieren und terminieren

Priorisieren Sie nach dem Eisenhower-Prinzip. Unterscheiden Sie wichtig und dringend. Was bringt Sie Ihren Zielen näher? Diese Aufgaben sind meistens nicht dringend, aber wichtig, und gehören ganz nach oben auf Ihre To-do-Liste. Definieren Sie eine Deadline und ein Zeitbudget für die Erledigung.

10. Nein sagen

Das Helfersyndrom ist ein häufiger Zeitdieb. Was müssen Sie wirklich übernehmen? Wer zu viel “Ja” zu anderen sagt, sagt meistens “Nein” zu sich selbst. Begründen Sie Ihr “Nein” sachlich und freundlich und schlagen Sie ggf. eine Alternative vor.

11. Delegieren

Setzen Sie Vertrauen in Ihr Team. Delegieren Sie konsequent und richtig. Befähigen Sie Ihr Team durch Anleitung und Training Sie zu entlasten, auch wenn das erst einmal Zeit kostet.

12. Pareto-Prinzip kennen und umsetzen

Wie auch für die Teambesprechung gilt gerade im Zeitmanagement: in 20% der Zeit erledigen wir 80% der Aufgaben. Umgekehrt benötigen wir für die restlichen 20% 80% der Zeit. Bevor Sie entgegnen, dass 80% als Arzt nicht geht, überlegen Sie, bei welchen Aufgaben Sie sehr wohl Zeit für andere Dinge gewinnen können. Tappen Sie nicht in die Perfektionismus-Falle, z.B. bei Arztberichten.

Tipp: Wenn Sie Ihre Zeit wieder in den Griff bekommen wollen, können Sie Ihr Zeitmanagement allein oder zusammen mit Ihrem Team mit Hilfe eines wissenschaftlich validierten Online-Tools analysieren und anschließend Ihr Zeit-Verhalten gezielt optimieren.

Das Fazit: Der Schlüssel zum erfolgreichen Zeitmanagement hat drei Buchstaben: TUN! Was einfach klingt, bedeutet oft harte Arbeit an sich selbst, lohnt sich aber langfristig. Nehmen Sie sich Zeit, um Zeit zu sparen.

  • Zur Person: Dr. med. Sabine Werner und Jörg H. Werner sind Inhaber der W&W Beratungskontor AG in Arbon (CH). Schwerpunkt ihrer Arbeit sind Leadership und wertschätzende Führung, Selbst-, Zeit- und Zielmanagement, Stresskompetenz, Teamentwicklung und lösungs- und verhaltensorientierte Kommunikation. Weiterhin sind sie auf Coaching für Ärzte, Team-Trainings im Gesundheitswesen und Praxispositionierung spezialisiert. Das Ehepaar hat außerdem folgenden Gastbeitrag auf coliquio veröffentlicht: Teambesprechung: 10 ultimative Meetingregeln

Wartezeiten in der Praxis verkürzen: So funktioniert´s
Patienten wünschen sich schnell einen Termin, kurze Wartezeiten und viel Zeit mit dem Arzt. Wie Sie diesen Ansprüchen gerecht werden können, erfahren Sie in einem weiteren Beitrag hier.

Titelbild: Sonja Langford auf Unsplash

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