04. April 2019

Teambesprechung: 10 ultimative Meetingregeln

Regelmäßige Besprechungen mit allen Mitarbeitern gehören zum Alltag jeder Arztpraxis oder Klinik. Doch sie sind überflüssig, „wenn nach dem Meeting” alles genauso wie „vor dem Meeting” ist. Erhalten Sie hier zehn nützliche Tipps für eine effiziente Teambesprechung. 

Lesedauer: 3 Minuten

Der folgende Beitrag wird vertreten von Dr. med. Sabine Werner und Jörg H. Werner, Inhaber der W&W Beratungskontor AG in Arbon am Bodensee. Redaktion: Dr. Nina Mörsch

Studien des Fraunhofer-Instituts haben ergeben, dass über 30% der Befragten Besprechungen, an denen sie teilnehmen, als Zeitverschwendung empfinden. Hauptgrund ist, dass viel diskutiert, aber wenig umgesetzt wird. Dabei ist eine gute Meeting-Kultur gerade im Zeitalter der Digitalisierung ein gutes Mittel, Dinge auf den Weg zu bringen und gute Kommunikation im Team zu pflegen, erläutert Dr. Sabine Werner, die als Fachärztin für Dermatologie, Venerologie und Allergie selbst eine Praxis geleitet hat.

Meetings effizient durchführen: So geht's

Erfahren Sie hier die 10 ultimativen Meeting-Regeln, die Dr. Werner in der eigenen Praxis geholfen haben, effektive und effiziente Besprechungen durchzuführen:

1. Zeitdisziplin: Feste Zeiten einplanen und vor allem einhalten, z.B. Monatsmeeting am letzten Donnerstag im Monat von 14-15 Uhr. Pünktlichkeit von allen Teilnehmenden, auch vom Praxisinhaber, ist Ehrensache! Zuspätkommen kostet 5 Euro (in die Kaffeekasse).

2. Klare Besprechungsleitung: Eine MFA/MPA (oder der Arzt/Ärztin) wird für jede Sitzung als Leitung auserkoren.

3. Geteilte Verantwortung: Der Erfolg der Besprechung bzw. die Verantwortung für die Ergebnisse liegt bei allen Beteiligten.

4. Prioritäten setzen: Pareto-Prinzip beachten: 20% der Sitzungszeit bewirkt 80% der Ergebnisse. Fokussieren Sie sich zuerst auf die Punkte, die dringend und wichtig sind, erst danach auf die wichtigen, weniger dringenden Themen.

5. Effizientes Protokoll – Tempo und Ergebnis zählen! Keine Sitzung ohne Protokoll, aber dafür ein wirksames! Die Tagesordnung ist gleichzeitig das Protokoll. Jeder sollte permanent Zugriff auf das elektronische Dokument haben (z.B. MS OneNote) und dort seine Punkte eintragen. Nur diese sind Bestand des Meetings! Der Protokollverantwortliche schreibt unmittelbar die Ergebnisse in dieses Dokument hinein, nämlich „wer macht was bis wann”. Daneben wird später mit Datum und Kürzel jeder Punkt mit „erledigt” markiert (Muster s.u.). Daher muss gewährleistet sein, dass das Protokoll zeitnah, am besten sofort – auch für nicht Anwesende – verfügbar ist. Tempo geht hier vor Form, Gestaltung und möglichen Rechtschreibfehlern!

6. Unerledigtes neu terminieren: Unerledigtes kommt auf die nächste Tagesordnung nach ganz oben. Bei umfangreicheren Themen vorab ein Faktenblatt erstellen (lassen) und rechtzeitig vor der nächsten Sitzung an alle verteilen.

7. Auf die Reihenfolge kommt es an: Immer mit dem Protokoll der letzten Sitzung beginnen. Wurde alles erledigt? Danach Themen, die alle betreffen. So können einzelne Teilnehmende früher aus der Besprechung gehen, ohne das Wichtigste zu verpassen.

8. Etikette: Gute Besprechungs- und Kommunikationskultur heisst: Ausreden lassen, keine Killerphrasen verwenden wie „Das haben wir noch nie so gemacht!” etc.

9. Volle Aufmerksamkeit: Während der Sitzung ist die Praxis geschlossen und der Anrufbeantworter eingeschaltet. Keine Handynutzung!

10. Lösungsfokussierung: Konzentrieren Sie sich auf Lösungen statt Probleme. Stellen Sie Wie- statt Warum-Fragen.

Morgens ein kurzes Meeting im Stehen einplanen

„Besonders gute Erfahrung haben wir mit der Morgenbesprechung gemacht, die auch als Führungsinstrument fungiert”, betont Dr. Werner. „Jeden Morgen vor Beginn der Sprechstunde war ein Zeitfenster von 15 Minuten reserviert. Dieses Kurzmeeting eignet sich hervorragend dazu, es im Stehen durchzuführen, was zudem Untersuchungen zufolge die Dauer um die Hälfte reduziert”, so die Ärztin weiter.

Inhalt der Besprechung des gesamten Teams (inklusive Arzt oder Ärztin) sollte dabei nur das sein, was am selben Tag noch ansteht: Wer kommt heute, welche Besonderheiten liegen an, z.B. Frau Meyer kommt nur zum Fadenziehen – ist die Histologie da? Herr Müller, der immer so ungeduldig ist, wird zum Lasern erwartet (Einwilligung? Vorbereitung?).

Jeder weiß dann, wo es Engpässe geben könnte und worauf zu achten ist. „Das Team ist dann auf den Tag eingeschworen”, weiß Dr. Werner aus Erfahrung und fügt hinzu: „Ein schöner Nebeneffekt dieser kurzen Besprechung ist zudem, dass Sie jeden Morgen den Puls des Teams spüren und schnell merken, wenn irgendwo oder irgendwem der Schuh drückt.”

Muster einer Tagesordnung bzw. des Protokolls

Nr.Priorität 1/2/3Wer?Bis wann?BemerkungErledigt (Datum/Kürzel)

Zur Person: Dr. med. Sabine Werner und ihr Ehemann Jörg H. Werner sind Inhaber der W&W Beratungskontor AG in Arbon (CH). Schwerpunkt ihrer Arbeit sind Leadership und wertschätzende Führung, Selbst-, Zeit- und Zielmanagement, Stresskompetenz, Teamentwicklung und lösungs- und verhaltensorientierte Kommunikation. Weiterhin sind sie auf Coaching für Ärzte, Team-Trainings im Gesundheitswesen und Praxispositionierung spezialisiert. Sie vermitteln Wissen und Werkzeuge, damit Menschen erfolgreicher zusammenarbeiten und bringen dabei ihre Erfahrungen und Kompetenzen aus Gesundheitswesen, Erwachsenenbildung und Wirtschaft zusammen.

Titelbild: © iStock.com/IvanMikhaylov

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