Was hilft, wenn der Patient nicht zahlt
Praxisinhaberinnen und -inhaber sind wie andere Selbständige auch Unternehmer und haben auch immer mal wieder Herausforderungen mit unbezahlten Rechnungen. Mehren sich diese, kann das schlimmstenfalls die Liquidität der Praxis gefährden. So mahnen Sie richtig.
Lesedauer: ca. 4 Minuten
Dieser Beitrag erscheint in Zusammenarbeit mit der Kanzlei Lyck+Pätzold. healthcare.recht.
Autorin: Katri Lyck | Redaktion: Nathalie Haidlauf
Wann sollte der Praxisinhaber mahnen?
Nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) ist eine korrekt gestellte Rechnung grundsätzlich sofort fällig, sobald der Patient bzw. die Patientin diese erhalten hat. Wenn die Zahlung ausbleibt, sollte der Praxisinhaber bzw. die -inhaberin Fingerspitzengefühl zeigen.
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) benennt nämlich eine längere Frist für die Fälligkeit. Nach § 286 BGB kommt der Schuldner in Verzug, wenn er nicht spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung zahlt. Nach Ablauf dieser Zeit ist der Patient bzw. die Patientin in jedem Fall im Verzug. Jetzt sollte auch die erste Zahlungserinnerung geschrieben werden.
Die weiteren Fristen sind nicht festgeschrieben. Üblich ist es, dem Schuldner bei der ersten Mahnung eine Frist von 14 Tagen einzuräumen. Bei der letzten Mahnung kann diese auf 7 bis 10 Tage reduziert werden.
Wenn der Praxisinhaber bzw. die -inhaberin wegen einer ausstehenden Rechnung nun tatsächlich mahnen möchte, sollten sie einige grundlegende Schritte befolgen, um die Situation angemessen anzugehen.
5 wichtige Tipps: So reagieren Sie richtig
- Freundlich bleiben: Der Tonfall sollte immer respektvoll und höflich sein, um die Beziehung zur Patientin bzw. zum Patienten nicht zu belasten. Eine freundliche Ansprache ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Schriftliche Mahnung: Es ist empfehlenswert, die Mahnung schriftlich zu verfassen, entweder per Brief oder E-Mail. Dies ermöglicht es dem Patienten, die Informationen in Ruhe zu überprüfen und zu reagieren.
- Klare und detaillierte Informationen: Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber sollten die Rechnungsdetails klar und detailliert auflisten, einschließlich des Betrags, der erbracht wurde, des Datums der Dienstleistung und der Zahlungsfrist. Dies hilft Patientinnen und Patienten, den Grund für die Mahnung besser zu verstehen.
- Offene Kommunikation: Der Arzt sollte dem Patienten die Möglichkeit geben, sich zu erklären oder Fragen zu stellen. Es ist möglich, dass es Gründe für die Verzögerung bei der Zahlung gibt, wie etwa Missverständnisse mit der Versicherung oder finanzielle Schwierigkeiten. Eine offene Kommunikation kann dazu beitragen, Lösungen zu finden.
- Geduld und Flexibilität: In einigen Fällen kann es angemessen sein, dem Patienten eine gewisse Flexibilität bei der Zahlung einzuräumen. Der Arzt kann alternative Zahlungsvereinbarungen vorschlagen, wie Ratenzahlungen oder einen Aufschub der Zahlungsfrist, wenn dies für beide Seiten akzeptabel ist.
Eine Zahlungserinnerung, die der Praxisinhaber an seinen Patienten sendet, sollte bestimmte Informationen enthalten, um den Patienten über den ausstehenden Betrag und die Zahlungsdetails zu informieren.
Wichtige Punkte, die in jede Zahlungserinnerung gehören
- Absender und Empfänger: Die Zahlungserinnerung sollte mit den Kontaktdaten des Arztes oder der medizinischen Praxis beginnen, einschließlich des Namens, der Adresse, der Telefonnummer und der E-Mail-Adresse. Der Name und die Kontaktdaten des Patienten sollten ebenfalls angegeben werden.
- Rechnungsdaten: Die Zahlungserinnerung sollte klare Informationen über die ausstehende Rechnung enthalten, wie z. B. die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag. Diese Informationen helfen dem Patienten, die Rechnung eindeutig zu identifizieren.
- Zahlungsfrist: Es ist wichtig, die Zahlungsfrist deutlich anzugeben, bis zu der der Patient den fälligen Betrag begleichen sollte. Dies ermöglicht es dem Patienten, die verbleibende Zeit für die Zahlung zu kennen und eine rechtzeitige Begleichung zu ermöglichen.
- Zahlungsinformationen: Der Arzt sollte klare Anweisungen zur Zahlung geben, einschließlich der akzeptierten Zahlungsmethoden. Falls erforderlich, sollten auch Bankdaten oder andere relevante Informationen zur Zahlungsabwicklung angegeben werden.
- Kontaktdaten für Rückfragen: Es ist hilfreich, dem Patienten Kontaktdaten anzugeben, falls er Fragen oder Unklarheiten bezüglich der Zahlungserinnerung hat. Der Praxisinhaber kann seine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Sprechzeiten angeben, um dem Patienten eine direkte Kommunikation zu ermöglichen.
- Freundliche Bitte um Zahlung: Die Zahlungserinnerung sollte höflich und freundlich formuliert sein. Der Arzt kann den Patienten höflich bitten, den ausstehenden Betrag innerhalb der angegebenen Frist zu begleichen. Eine freundliche Ansprache trägt dazu bei, die Beziehung zum Patienten zu wahren.
- Es ist wichtig, dass die Zahlungserinnerung präzise, gut lesbar und leicht verständlich ist. Durch klare Kommunikation können Missverständnisse vermieden und der Zahlungsprozess effizienter gestaltet werden.
Möchten Sie es zunächst auf die “sanfte Tour” probieren und den Patienten nur telefonisch oder persönlich an die fällige Rechnung erinnern, so ist es wichtig, anschließend immer ein Gesprächsprotokoll zu verfassen und in der Patientenakte zu speichern. Rechtlich gilt auch die mündliche Erinnerung als gültige Mahnung. Allerdings nur, wenn sie sich nachweisen lässt.
Über die Autorin
Katri Lyck ist Fachanwältin für Medizinrecht bei der Anwaltskanzlei Lyck+Pätzold. healthcare.recht. Die Kanzlei hat sich ausschließlich auf die Beratung medizinischer Leistungserbringer und Industrieunternehmen aus der Gesundheitsbranche spezialisiert.
Wer sich nicht um Zahlungsfristen kümmern, Rückfragen und Reklamationen ignorieren, wer sich insgesamt diesen Prozess ersparen möchte, kann das Forderungsmanagement an ein Abrechnungsunternehmen abtreten. Praxisinhaberinnen und -inhaber entscheiden hier ganz nach den eigenen Präferenzen und Praxisbesonderheiten.
Und wenn die Mahnung nicht wirkt und die Zahlung weiterhin ausbleibt, dann bleibt noch der Versuch, mit Hilfe eines Rechtsanwalts bzw. einer Rechtsanwältin eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Häufig lässt sich ein Gerichtsverfahren mit professioneller Hilfe vermeiden und die Kosten dieser Hilfe zählen in der Regel zum Verzugsschaden, so dass sie vom Schuldner zu tragen sind.
