28. November 2019

Abrechnungstipps vom Experten

Warum Zaudern sich nicht rechnet & mehr

Seine 10 Praxistipps für die Abrechnung sind der am häufigsten heruntergeladene Leitfaden auf coliquio. Dieter Jentzsch ist seit 35 Jahren Honorarspezialist bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen GmbH. Diesmal gibt er Tipps rund um die Rechnungsstellung und erzählt, warum Sie damit nicht zu lang warten sollten.

Lesedauer: 3 Minuten

Praxisinhaber kennen das: Patienten lassen sich behandeln, erhalten ihre Rechnung und dann lässt der Geldeingang auf sich warten. Oder es gibt einen Stau in der Praxisorganisation. Dann kommt die Privatabrechnung meistens erst, nachdem der Stress mit der KV-Abrechnung zu Quartalsbeginn bewältigt ist. Manchmal erinnern dann die Patienten daran, dass sie auf ihre Rechnungen warten. Sowohl bei schnell als auch bei spät gestellten Rechnungen muss mit einem hohen Zeitaufwand kontrolliert werden, ob eine Zahlung überhaupt und falls ja, in der richtigen Höhe eingegangen ist.

Aber wann ist der richtige Zeitpunkt für die Arztliquidation?

Laborärzte oder Histologische Institute liquidieren meist sehr schnell. Es kommt häufig vor, dass deren Rechnungen viel früher gestellt werden als jene der die Diagnostik auslösenden Ärzte. Für niedergelassene Ärzte aller Fachrichtungen empfiehlt es sich aber genauso, schnell abzurechnen.

Meine Erfahrung ist: Je kürzer der Abstand zwischen Behandlung und Liquidation, umso schneller wird bezahlt. Allerdings ist es aus wirtschaftlicher Sicht nicht sinnvoll, für ein oder zwei Rezepte mit je 3,15 € Honorar eine Rechnung wegzuschicken. Abgesehen vom manuellen Aufwand mindert in diesen Fällen allein das Porto den Erlös ganz erheblich, abgesehen von der Überwachung des Zahlungseingangs.

Und wenn die Arztrechnungen nicht bezahlt werden?

In niedergelassenen Praxen können oft drei gut unterscheidbare Gruppen ausgemacht werden: Die einen erhalten die Rechnung und zahlen sie sofort, die anderen warten aus Gewohnheit ab, bis ihre Kostenträger (manchmal eine PKV und eine Beihilfestelle) die Rechnung erstattet haben. Erst dann überweisen sie das Honorar an ihre behandelnden Ärzte. Und eine dritte, eher sehr kleine Gruppe, zahlt erst mal gar nicht.

In eigener Sache

Ab wann „dürfen“ Ärzte an ihre offenen Rechnungen erinnern? Wie wirksam ist es, wenn mehrmals gemahnt wird? Wer muss für die Mahnkosten aufkommen? All das müssen sich Ärzte nicht fragen, wenn sie einen zuverlässigen Dienstleister mit Liquidation und Honorareinzug beauftragt haben.
Uns zum Beispiel. Wir freuen uns, wenn wir Sie beraten dürfen.

Wie mahne ich korrekt und wirksam?

Zunächst schafft ein kleiner Satz auf der Rechnung selbst Klarheit: Nennen Sie ein Fälligkeitsdatum! Und weisen Sie ergänzend darauf hin, dass der Verzug –und damit die Pflicht des Empfängers, die Mahnkosten zu tragen – eintritt, wenn das Honorar bis zum gewünschten Termin nicht bei Ihnen eingegangen ist.

Weit verbreitet ist der Irrtum, dass eine mündliche Mahnung gültig ist. Das trifft nicht zu und wird im Streitfall auch schwer zu beweisen sein. Erinnern Sie schriftlich! Bewährt hat sich ein zwei- bis dreistufiges Verfahren. Sie erinnern zunächst höflich. Schließlich kann auch Ihr Patient einmal schlicht vergessen haben, zu bezahlen. Falls das nichts nutzt, verwenden Sie durchaus den Begriff „Mahnung“.

Ab wann sollte ich mahnen?

Ich empfehle, im 4-Wochen-Abstand zu handeln und damit zu dokumentieren, dass Sie es ernst meinen. Ärzte, die im Anschluss an ihre Rechnung oder eine Zahlungserinnerung länger als 6 Wochen warten, dokumentieren damit ein eher nachrangiges Interesse daran, ihre Forderung durchzusetzen.

Umso länger warten dann einige Patienten mit dem Ausgleich. Was ist, wenn ein säumiger Zahler trotzdem weiter fleißig in die Praxis kommt? Ein freundlicher Hinweis des Praxisinhabers wirkt manchmal Wunder.

Was, wenn der Patient dann immer noch nicht zahlt?

Wenn das alles nichts nutzt, ist der letzte erfolgversprechende Schritt zu erwägen: Entweder selbst oder über einen Rechtsanwalt den Erlass eines Mahnbescheides zu beantragen.

Zeitnah, korrekt und sicher abrechnen mit unseren kostenfreien Praxistipps.

Bildquelle: ©iStock.com/VectorHot

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