Was hilft gegen Zeitfresser im Praxisalltag?

Für viele Ärztinnen und Ärzte stellt sich die Frage, wie sich der wachsende Verwaltungsdruck effizient bewältigen lässt, ohne die Patientenversorgung zu beeinträchtigen. Aus dem Feedback der Ärzteschaft lassen sich drei verschiedene Kategorien ableiten, die wir mit Tipps aus der Redaktion von der niedergelassene Arzt ergänzt haben.¹

Eine praktikable Lösung, administrative Aufwände zu reduzieren, kann im Auslagern bestimmter Aufgabenbereiche liegen. So lassen sich etwa die Kassen- und Privatabrechnung an externe Abrechnungsdienstleister übergeben, die diese Leistungen in der Regel gegen eine monatliche Pauschale oder nach Abrechnungsvolumen abrechnen. Auch der Bereich Datenschutz kann von spezialisierten Anbietern betreut werden, inklusive der Bereitstellung eines bzw. einer externen Datenschutzbeauftragten.

Daneben bietet sich eine zweite Strategie an: die gezielte Qualifizierung der Praxisangestellten. Durch Schulungen, z. B. in den relevanten Abrechnungsprogrammen, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestimmte Aufgaben eigenständig übernehmen und für Entlastung sorgen. Über die Frage, wie sich der bürokratische Aufwand eingrenzen lässt, wurde auch auf coliquio debattiert. Ein Kollege aus der Zahnmedizin schildert seine Erfahrungen: „Die administrativen Aufgaben sind tatsächlich enorm. Daher versuche ich möglichst viel ,outzusourcen‘. Mein Datenschutz und meine Abrechnung werden von externen Fachkräften erledigt.” Für die Unterweisungen des Praxispersonals werde eine gute und günstige Online-Plattform genutzt. Das bringe in Summe eine deutliche Entlastung: „Wenn ich das alles auch noch machen müsste, dann müsste der Tag 48 Stunden haben ;-)“

Praxisinhaberinnen und -inhaber verbringen täglich viel Zeit damit, Informationen von unterschiedlichen Quellen einzuholen – etwa von Patientinnen und Patienten, Krankenhäusern oder Krankenkassen. Das kam auch in der coliquio-Diskussion zur Sprache. Ein riesiger Zeitfresser sei das „Besorgen externer Befunde und Unterlagen. Die Patienten bringen es nicht mit, in den anderen Praxen geht keiner ans Telefon, die Übermittlung der Befunde erfolgt gefühlt mittels Brieftaube. Es nervt nur noch.“

Neben der aktiven Informationsbeschaffung durch die Praxis erhalten Ärztinnen und Ärzte täglich zahlreiche Anfragen – beispielsweise  von Patientinnen und Patienten oder Versicherungen. Eine mögliche Strategie besteht darin, solche Anfragen konsequent zu priorisieren, wie auch in einem Kommentar aus der Ärzteschaft deutlich wird: „Wenn mir die Post vorgelegt wird, überlege ich oft, was passiert, wenn ich z. B. Anfragen nicht bearbeite. Wenn dadurch weder Patienten noch ich nennenswerten Schaden nehmen, lasse ich die Vorgänge ablegen. […] Wichtig ist vieles, dringend das Wenigste. So helfe ich mir bei der Praxisbürokratie schon ein gutes Stück ab. […]“

Eine weitere Lösung kann darin bestehen, aufwändige Anfragen mit entsprechendem Zeitaufwand in Rechnung zu stellen – das geht aber nur bei privaten Versicherungen, die ärztliche Berichte oder Gutachten anfordern. Voraussetzung: Vor der Bearbeitung der Anfrage erfolgt ein Schreiben an die Versicherung, in dem die Bereitschaft zur Auskunftserteilung gegen Zusage eines Honorars erklärt wird. Für die Abrechnung können die Nr. 75 sowie Nr. 80 oder 85 GOÄ herangezogen werden (zzgl. Schreibgebühren nach Nr. 95 und 96 GOÄ). 

Für den Versand von Berichten, die gesetzliche Krankenkassen anfordern, können Sie in der Regel eine Kostenpauschale nach der GOP 40110 (postalischer Versand) oder 40111 (Fax-Versand) berechnen. Darunter fallen z. B. kurze Bescheinigungen oder kurze Zeugnisse auf Verlangen einer Krankenkasse. Diese Kostenpauschalen unterliegen allerdings der Höchstwertregelung. 

Auch eine vereinbarte Weiterberechnung von Kosten an Patientinnen und Patienten kann in bestimmten Fällen Aufwände eingrenzen, wie in der Forumsdiskussion angemerkt wurde: „Gegen manche unliebsame Anfrage hilft auch das Einholen einer Kostenübernahmeerklärung (vorgefertigtes Fax), und die muss nicht nach GOÄ sein… Damit erledigt sich vieles von selbst!“

Ob Auslagerung, internes Kompetenzmanagement, digitale Unterstützung oder die Berechnung umfangreicher Anfrageersuchen – die Diskussion auf coliquio zeigt, wie vielfältig die Lösungsstrategien sind, um die bürokratischen Aufgaben zu bewältigen.  Welche Maßnahmen im Alltag wirklich helfen, muss dabei schlichtweg ausprobiert werden. Prozesse umzustellen kann sich jedoch lohnen, denn auch kleine Veränderungen können täglich für Entlastung sorgen. Entscheidend ist, den richtigen Mix für die eigene Praxisstruktur zu finden.