Dieser Beitrag erscheint in Zusammenarbeit mit der Kanzlei Lyck+Pätzold. healthcare.recht. Die Arbeitgeber sind gefragt
Das Bundesarbeitsgericht nimmt auch hier wieder die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in die Pflicht, wenn es um die vollständige Urlaubsgewährung im laufenden Kalenderjahr geht. Danach hat „der Arbeitsgeber konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun.“ (BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15).
Mitgeteilt werden muss danach nicht nur, wieviel Urlaub noch übrig ist. Es muss auch darauf hingewiesen werden, dass der Urlaub am Ende eines Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums – meist das Kalenderjahr und das Ende des ersten Folgequartals – verfällt, wenn er trotz Aufforderung nicht genommen wird.
Kommt der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin dieser Mitteilungspflicht nach, kann er oder sie sich später auf den Verfall des etwaigen vorhandenen Resturlaubs berufen und die Angestellten „sammeln“ nicht zahlreiche Urlaubstage an. Denn unterbleibt die von der Rechtsprechung geforderte Mitteilung, bleibt der Urlaub des vergangenen Jahres bestehen und kommt zum neu entstehenden Jahresurlaub im nächsten Kalenderjahr hinzu.
Umsetzung in der Praxis
Um die ungewollte Ansammlung von Urlaubsansprüchen zu vermeiden, bietet sich ein Hinweisschreiben an alle Angestellten an, in dem die Arbeitgebende sie über den jeweiligen Urlaubsstatus aufklären. Das Schreiben kann schlicht und formlos erfolgen, je nach Umgangston in der Praxis. Um für beide Seiten auch nach längerer Zeit nachvollziehbar und beweisbar zu sein, empfiehlt es sich, die Mitteilung schriftlich an die Mitarbeitenden zu übergeben.
Wann die Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt, ist ebenfalls nicht vorgeschrieben. Die offenen Urlaubsansprüche müssen allerdings noch im laufenden Jahr realistisch genommen werden können. Gerade bei Urlaubsmuffeln sollte die Mitteilung also spätestens jetzt erfolgen, damit es zum arbeitsreichen Jahresende nicht zu ungewollt großen Personalengpässen kommt.
Fazit
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten generell die Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden über das Jahr im Blick haben und dazu im Gespräch bleiben. Gerade zum Ende des Jahres sind gehäufte Urlaubsanträge einem glatten Praxisbetrieb eher hinderlich. Kommen dann noch besondere vertragliche Regelungen zum übergesetzlichen Urlaub und Konstellationen wie lange Krankheitszeiten, Elternzeit, Mutterschutz oder Beschäftigungsverbote hinzu, werden die Urlaubsansprüche schnell unübersichtlich. Hier ist es hilfreich, frühzeitig und einvernehmlich Klarheit zu schaffen, um spätere Auseinandersetzungen zu vermeiden.
