Die Praxis von morgen: Erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit den richtigen Fragen

Zwischen Faxgerät, Papierstapeln und überlasteten Telefonleitungen scheint die Digitalisierung in vielen medizinischen Praxen noch immer nur langsam voranzukommen. Wie moderne Praxisabläufe heute bereits aussehen können, zeigte die coliquio-Reportage der Fortbildung DigitalisierungSPEZIAL: Die digitale Arztpraxis von morgen. 

Moderatorin und Allgemeinmedizinerin Dr. Nicola Fritz besuchte dafür die SmartPraxis® von Dr. Ahmad Sirfy in München und sprach mit dem Allgemeinmediziner sowie seinem Team darüber, wie digitale Prozesse ihren Praxisalltag verändern und warum der Schlüssel zum Erfolg weniger in neuer Technik als in durchdachten Abläufen liegt. Die Reportage wurde live gestreamt und bot den Zuschauerinnen und Zuschauern die Möglichkeit, ihre Fragen direkt im Chat an Dr. Sirfy zu richten.

Viele Praxen schrecken vor der Digitalisierung zurück, weil sie die Auswahl geeigneter Software oder den Aufwand einer Umstellung fürchten. Nach Ansicht von Dr. Sirfy wird das Problem jedoch häufig zu technisch betrachtet.

Entscheidend sei zunächst die Frage, welche Abläufe im Praxisalltag tatsächlich verbesserungswürdig sind. Bevor eine neue Software ausgewählt wird, empfiehlt der Allgemeinmediziner deshalb, gemeinsam mit dem Praxisteam Schwachstellen zu identifizieren. Erst wenn klar ist, wo Zeit verloren geht oder Prozesse unnötig kompliziert sind, lasse sich beurteilen, welche digitalen Lösungen einen echten Mehrwert bieten. Ein modernes Praxisverwaltungssystem sollte dabei weit mehr leisten als die Abrechnung. Es muss die gesamte Praxis organisatorisch unterstützen.

Im Gespräch mit Dr. Fritz beschreibt Dr. Sirfy seine Vision eines durchgängig digitalen Behandlungsablaufs, von der Terminbuchung bis zur Sprechstunde.

In der SmartPraxis® beginnt die Patient Journey bereits zu Hause. Schon bei der Online-Terminvereinbarung erfassen Neupatientinnen und -patienten persönliche Daten, ihren Versicherungsstatus und erste Angaben zur Krankengeschichte. Die Informationen werden direkt in das Praxisverwaltungssystem übernommen. Auch die Terminvergabe ist strukturiert aufgebaut. Je nach Anliegen, Versicherungsstatus oder Terminwunsch führt das System die ratsuchenden Personen automatisch zur passenden Sprechstunde.

Nach Angaben von Dr. Sirfy werden inzwischen mehr als 95 % der Termine online vereinbart. Dieser Aspekt der Digitalisierung soll jedoch niemanden ausschließen. Wer Unterstützung benötigt oder Fragen hat, kann weiterhin telefonisch Kontakt mit dem Praxisteam aufnehmen.

Außerdem beleuchtet die Reportage, wie Künstliche Intelligenz (KI) den Praxisalltag verändert. Dr. Sirfy berichtet, dass seine Praxis bereits seit mehreren Jahren KI-gestützte Dokumentationssysteme einsetzt. Diese transkribieren Gespräche während der Sprechstunde in Echtzeit, strukturieren die Inhalte und übernehmen sie nach seiner Freigabe direkt in die digitale Patientenakte des Praxisverwaltungssystems.

Nach Einschätzung des Allgemeinmediziners verändert dies vor allem die Kommunikation im Behandlungszimmer. Statt während des Gesprächs zu dokumentieren, könne er sich vollständig auf sein Gegenüber konzentrieren. Gleichzeitig entstehe eine deutlich ausführlichere Dokumentation als bisher.

Darüber hinaus unterstützt KI bei organisatorischen Aufgaben, etwa durch Vorschläge geeigneter ICD-Codes oder die strukturierte Aufbereitung medizinischer Informationen. Die endgültige Diagnose und Therapieentscheidung bleiben jedoch ärztliche Aufgabe. Dr. Sirfy versteht KI ausdrücklich als Assistenzsystem und nicht als Ersatz ärztlicher Entscheidungen.

Für die Moderatorin stellt sich im Gespräch immer wieder die Frage, welchen konkreten Nutzen die Digitalisierung im Praxisalltag bringt. Als größten Vorteil nennt Dr. Sirfy den Wegfall von Routinetätigkeiten.

Digitale Terminbuchung, Messenger-Kommunikation, automatisierte Arbeitsaufträge und die Integration der elektronischen Patientenakte reduzieren den organisatorischen Aufwand erheblich. Aufgaben werden innerhalb des Teams gezielt verteilt und viele Arbeitsschritte laufen automatisiert im Hintergrund ab. Dadurch bleibt mehr Zeit für die medizinische Versorgung.

Nach ärztlicher Freigabe können Laborbefunde oder andere medizinische Dokumente direkt in die elektronische Patientenakte übertragen werden. Die notwendige ärztliche Kontrolle bleibt dabei erhalten.

Neben der Technik rückt die Reportage immer wieder einen zweiten Erfolgsfaktor in den Mittelpunkt: das Praxisteam. Nach Ansicht von Dr. Sirfy gelingt Digitalisierung nur dann nachhaltig, wenn alle gemeinsam neue Prozesse entwickeln und diese regelmäßig überprüfen.

Neue Anwendungen werden zunächst getestet und anschließend gemeinsam bewertet. Wöchentliche Teambesprechungen dienen dazu, Rückmeldungen aus dem Praxisalltag aufzugreifen und Workflows kontinuierlich anzupassen. Auch Kritik an einzelnen Anwendungen sei ausdrücklich erwünscht.

Diese Erfahrungen bestätigt auch Physician Assistant und MFA Sarah Gropper. Nach ihren Angaben sorgen Homeoffice-Strukturen, Messenger-Kommunikation und automatisierte Abläufe für einen deutlich ruhigeren Arbeitsalltag.

Auch die häufig geäußerte Sorge, ältere oder weniger digital affine Menschen könnten durch die Digitalisierung benachteiligt werden, greift Dr. Fritz in der Reportage auf.

Nach Angaben von Dr. Sirfy, Inhaber der SmartPraxis®, gehört es zu den Aufgaben seines Teams, Menschen an digitale Angebote heranzuführen und sie bei Bedarf zu unterstützen. Wer Hilfe benötigt, wird selbstverständlich begleitet. Nach seinen Erfahrungen nutzen viele Menschen digitale Anwendungen nach einer kurzen Einführung selbstständig, unabhängig vom Alter.

Während und nach der Live-Reportage nutzten zahlreiche Zuschauerinnen und Zuschauer die Gelegenheit, im Chat eigene Fragen zu stellen. Im Mittelpunkt standen dabei unter anderem die Auswahl geeigneter Praxisverwaltungssysteme, der Einsatz von KI-Anwendungen, der schrittweise Einstieg in die Digitalisierung sowie Fragen zum Datenschutz, zur Hardware und zur Umsetzung im laufenden Versorgungsbetrieb. Das große Interesse machte deutlich, dass die Digitalisierung viele Praxisteams beschäftigt und der Bedarf an konkreten Erfahrungsberichten und Orientierung weiterhin hoch ist.